Según un estudio del Consejo Nacional de Estadística de Estados Unidos, el 37% del tiempo del tiempo de un empleado en dicho país es consumido en reuniones. Este tiempo puede resultar una verdadera tortura si no se cuenta con objetivos y seguimientos claros.
Es válido comparar la preparación de una reunión con la preparación del equipaje de un viaje. En el caso de los viajes, es necesario conocer el clima del lugar que se visitará, las actividades a las que se asistirán y por supuesto el objetivo del viaje mismo. En caso de ser un viaje de turismo, la vestimenta será muy diferente a la que se llevaría en un viaje de negocios aunque el destino sea exactamente el mismo.
Dada la analogía, se debería conocer principalmente el objetivo de la reunión a la que estamos asistiendo, conscientes de que nuestra meta puede encontrar diferencias significativas con las que lleva la contraparte. También es necesario tener en mente que la etapa de la relación comercial con la compañía y la persona que la representa, tiene un efecto significativo en el desarrollo de la misma.
Adicional a estos puntos iniciales, existen los siguientes temas que pueden colaborar para prepararnos de forma correcta:
Agenda
Con los objetivos definidos y considerando que las otras personas involucradas en la reunión han fijado los suyos también, es necesario definir una agenda. De esta forma el tiempo se aprovechará eficientemente, se abarcarán los temas deseados y se definirá un plan de acción.
Conoce a los involucrados
Pasa en la mayoría de deportes que tus fortalezas por sí solas no te harán llegar lejos en un juego. Se debe conocer las características del rival para saber cuál será el plan que te hará llegar a tu objetivo. De la misma forma ocurre en las reuniones, sin que necesariamente se considere a la contraparte como un rival, es positivo determinar los gustos no racionales de las personas para tener una buena conversación complementada con datos relevantes para todos los presentes.
Llevar opciones
En gran medida, las cosas no resultan de acuerdo a como las llevamos planificadas. Esto es totalmente natural y es de las grandezas de estar vivo, el tener situaciones espontáneas, recibir las curvas de la vida. En el momento en el que nuestra meta se vea comprometida, tener definidas las opciones que se plantearán para alcanzar esa meta, contemplando los principios de la mejor alternativa a un acuerdo negociado (MAAAN).
Usar palabras clave
Las reuniones finalmente son plataformas de comunicación. El uso de un lenguaje técnico será determinado por las personas que se encuentren presentes en la reunión. Por ello y para dar luces de las metas que llevas en mente de una forma sutil es recomendable usar palabras clave que encaminen la conversación. Esto puede ser útil para orientarnos a nosotros mismos y no hablar más de la cuenta, que puede ser especialmente dañino.
Obligatorios adicionales
La comunicación se basa en confianza y aunque se tenga el negocio de la vida en las manos, de fallar en transmitir confianza esta idea se puede desperdiciar fácilmente. Por ello, es importante ver fijamente a los ojos de la persona a la que te estás dirigiendo, invertir en tu imagen y sobre todo, no mentir.
